HR-Fachleute · HR-Kennzahlen · Stand
HR-Kennzahlen machen sichtbar, wie sich Personalbestand, Abwesenheiten und Rekrutierung entwickeln. In der Berufsprüfung rechnest du sie aus und beurteilst, was sie aussagen. Hier siehst du die wichtigsten Formeln mit Beispielen und Hinweisen zur Interpretation.
Wozu HR-Kennzahlen?
Kennzahlen helfen HR, Entscheide zu begründen und Entwicklungen zu steuern. Sie zeigen, ob die Fluktuation steigt, ob Absenzen zunehmen oder ob die Rekrutierung zu lange dauert. Eine einzelne Zahl sagt wenig, weil sie vom Betrieb, von der Branche und von der Definition abhängt. Erst der Vergleich mit Vorperioden, Branche oder Zielwert macht sie aussagekräftig.
In der Prüfung kommen zwei Fragetypen vor: Du rechnest eine Kennzahl aus oder du beurteilst, was sie aussagt und welche Massnahmen folgen. Der zweite Typ ist anspruchsvoller. Dazu gehört auch das Kosten-Nutzen-Denken: Eine Massnahme lohnt sich, wenn ihr Nutzen die Kosten übersteigt, etwa wenn ein Programm zur Mitarbeiterbindung weniger kostet als die Austritte, die es verhindert.
Formeln im Überblick
| Kennzahl | Formel | Aussage |
|---|---|---|
| Fluktuationsrate | Austritte ÷ durchschnittlicher Personalbestand × 100 | Anteil des Personals, der den Betrieb verlassen hat |
| Absenzenquote | Absenztage ÷ Soll-Arbeitstage × 100 | Anteil der ausgefallenen Arbeitszeit |
| FTE (Vollzeitstellen) | Summe der Beschäftigungsgrade ÷ 100 | Personalbestand in Vollzeitäquivalenten |
| Time-to-hire | Ausschreibung bis Zusage | Dauer des Auswahlprozesses |
| Time-to-fill | Ausschreibung bis Arbeitsbeginn | Dauer bis zur effektiven Besetzung |
| Cost-per-hire | Rekrutierungskosten ÷ Anzahl Besetzungen | Durchschnittskosten pro Einstellung |
Fluktuationsrate
Die Fluktuationsrate setzt die Austritte einer Periode ins Verhältnis zum durchschnittlichen Personalbestand derselben Periode. Der Durchschnitt wird meist aus Anfangs- und Endbestand gebildet.
Beispiel: Bestand am 1. Januar 120 Personen, am 31. Dezember 130 Personen, im Jahr 15 Austritte, davon drei ordentliche Pensionierungen.
- Durchschnittlicher Bestand: (120 + 130) ÷ 2 = 125
- Gesamte Fluktuation: 15 ÷ 125 × 100 = 12,0 %
- Ohne Pensionierungen: 12 ÷ 125 × 100 = 9,6 %
Ordentliche Pensionierungen sind planbar und lassen sich durch HR kaum beeinflussen. Sie werden deshalb oft separat ausgewiesen. Aussagekräftiger für Bindungsprobleme ist die freiwillige Fluktuation, denn sie zeigt, wer von sich aus geht.
Absenzenquote und FTE
Die Absenzenquote zeigt, wie viel der geplanten Arbeitszeit durch Krankheit oder Unfall ausgefallen ist. Definitionen unterscheiden sich in den Betrieben. Gilt die Formel der Aufgabe, nutzt du sie.
Beispiel: 125 Vollzeitstellen, 220 Soll-Arbeitstage pro Jahr, 1'045 Absenztage.
- Soll-Arbeitstage: 125 × 220 = 27'500
- Absenzenquote: 1'045 ÷ 27'500 × 100 = 3,8 %
FTE-Beispiel: Drei Mitarbeitende zu 100 %, 80 % und 50 % ergeben (100 + 80 + 50) ÷ 100 = 2,3 FTE. Kopfzahl und FTE sind nicht dasselbe.
Time-to-hire und Time-to-fill
Time-to-hire misst die Zeit von der Veröffentlichung der Stelle bis zur Zusage oder Vertragsunterschrift. Time-to-fill reicht bis zum effektiven Arbeitsbeginn und ist meist länger, weil zum Beispiel die Kündigungsfrist der neuen Person abläuft.
Beispiel: Stelle ausgeschrieben am 5. März, Zusage am 28. April, Arbeitsbeginn am 1. August.
- Time-to-hire: 5. März bis 28. April = 54 Tage
- Time-to-fill: 5. März bis 1. August = 149 Tage
Ein langer Unterschied zwischen beiden Werten deutet auf lange Kündigungsfristen des Arbeitsmarkts hin und nicht auf einen langsamen Prozess.
Cost-per-hire
Cost-per-hire fasst alle Rekrutierungskosten zusammen und teilt sie durch die Anzahl der erfolgreich besetzten Stellen. Dazu gehören Inserate, Personalvermittlungsgebühren und interner Zeitaufwand.
Beispiel: Inserate CHF 18'000, Vermittlungsgebühren CHF 36'000, interner Aufwand CHF 24'000, zusammen CHF 78'000, bei 12 Besetzungen.
- Cost-per-hire: 78'000 ÷ 12 = CHF 6'500 pro Einstellung
Die Kennzahl dient der Budgetierung und dem Vergleich von Rekrutierungskanälen. Sie sagt nichts über die Qualität der Eingestellten.
Kennzahlen interpretieren
- Frage zuerst: Was misst die Zahl genau, und wie wurde sie definiert?
- Vergleiche mit Vorjahr, Zielwert oder Branche.
- Suche Ursachen, bevor du Massnahmen vorschlägst. Hohe Fluktuation kann Lohn, Führung, Entwicklung oder Arbeitsmarkt als Grund haben.
- Nenne Grenzen der Kennzahl: kleine Betriebe schwanken stark, ein einzelner Austritt verändert die Quote deutlich. Bei 25 Personen entspricht ein Austritt bereits 4 Prozent.
- Leite konkrete Massnahmen ab und nenne, wie du den Erfolg misst.
Typische Fehler
- Den Endbestand statt des Durchschnittsbestands einsetzen
- Austritte und Eintritte verwechseln
- Die Kopfzahl mit FTE gleichsetzen
- Time-to-hire und Time-to-fill vertauschen
- Eine Kennzahl ohne Kontext beurteilen
Zur Gesamtübersicht der Prüfung: HR-Fachleute: Prüfung, Zulassung, Kosten.
Weitere Kennzahlen, die du kennen solltest
Für alle gilt dasselbe Vorgehen: Definition klären, Werte einsetzen, Resultat in Worte fassen und beurteilen. Gerade bei Kosten-Nutzen-Überlegungen ist die Begründung wichtiger als die dritte Dezimalstelle.
- Krankheitsquote: Krankheitstage geteilt durch Soll-Arbeitstage, häufig getrennt nach Kurz- und Langzeitabsenzen
- Personalaufwandquote: Personalaufwand im Verhältnis zum Gesamtaufwand oder zum Umsatz
- Weiterbildungsquote oder Weiterbildungstage pro Mitarbeitende
- Frauenanteil und Altersstruktur als Grundlage für die Personalplanung
- Lohnspanne und Lohnverteilung als Basis für die Lohngleichheit
Wichtig zu wissen
Aufbau, Termine, Gebühren und Zulassung legt die Prüfungsträgerschaft fest und kann sie ändern. Massgebend sind die aktuelle Prüfungsordnung und Wegleitung. Dieser Ratgeber ist ein unabhängiges Lernangebot und keine Rechts- oder Steuerberatung. Kennzahlen werden in Betrieben unterschiedlich definiert. Massgebend ist die Definition in der Aufgabe.
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Häufige Fragen
Wie berechne ich die Fluktuationsrate?
Austritte der Periode geteilt durch den durchschnittlichen Personalbestand, mal 100.
Was ist der Unterschied zwischen Time-to-hire und Time-to-fill?
Time-to-hire endet mit der Zusage, Time-to-fill mit dem Arbeitsbeginn.
Wann sind Pensionierungen in der Fluktuation enthalten?
Sie werden oft separat ausgewiesen, weil sie planbar sind. Die Aufgabe sagt, wie du vorgehst.
Warum ist die freiwillige Fluktuation wichtig?
Sie zeigt am direktesten, ob Mitarbeitende den Betrieb aus eigenem Antrieb verlassen, und damit mögliche Bindungsprobleme.
Quellen und weiterführende Links
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